Eczane Stok Sayımı Nasıl Yapılır? (Adım Adım Güncel Rehber)

Eczanelerde doğru stok yönetimi; kârlılık, yasal uyum ve hasta güvenliği açısından kritik öneme sahiptir. Hatalı veya eksik yapılan stok sayımları, İTS–ÜTS uyumsuzluklarına, mali kayıplara ve denetimlerde cezalara neden olabilir.
Peki eczane stok sayımı nasıl yapılır ve nelere dikkat edilmelidir? Bu yazıda tüm süreci adım adım ele aldık.

Eczane Stok Sayımı Nedir?

Eczane stok sayımı; raf, depo ve vitrinlerde bulunan ilaç, medikal ürün, dermokozmetik ve OTC ürünlerin fiziki olarak sayılarak, eczane yazılımı ve İTS–ÜTS kayıtlarıyla karşılaştırılması işlemidir.

Amaç:

• Gerçek stok ile sistem stoğunu eşitlemek

• Kayıp, miadı yaklaşan ve hatalı ürünleri tespit etmek

• Denetimlere hazır hale gelmek

Eczane Stok Sayımı Ne Zaman Yapılmalı?

• Yıl sonu stok kapanışı öncesi

• İTS / ÜTS uyuşmazlığı yaşandığında

• Eczane devri veya ruhsat değişimi öncesi

• Düzenli olarak (en az yılda 1 kez)

Yoğunluğu fazla olan eczanelerde 6 ayda bir profesyonel stok sayımı önerilir.

Eczane Stok Sayımı Nasıl Yapılır? (7 Adımda)

1️⃣ Sayım Öncesi Hazırlık

• Satışlar geçici olarak durdurulur

• Raf ve depo düzeni sağlanır

• Sayım günü personel bilgilendirilir

• Eczane programı (Eczanem, TEBOS vb.) hazır hale getirilir

2️⃣ Raf, Depo ve Vitrin Sayımı

• Tüm ürünler barkodlu / karekodlu cihazlarla tek tek sayılır

• Aynı ürün farklı yerlerdeyse mutlaka toplanır

• Miadı geçmiş veya hasarlı ürünler ayrı listelenir

3️⃣ İlaç Sayımı (İTS Uyumlu)

• Karekodlu ilaçlar İlaç Takip Sistemi (İTS) kayıtlarıyla eşleştirilir

• Sistemde görünen ama rafta olmayan ürünler tespit edilir

• Rafta olup sistemde görünmeyen ilaçlar raporlanır

4️⃣ ÜTS Kapsamındaki Ürünlerin Sayımı

• Medikal ürünler ve cihazlar Ürün Takip Sistemi (ÜTS) ile kontrol edilir

• Lot / seri numarası uyumsuzlukları belirlenir

5️⃣ Eczane Programı ile Karşılaştırma

Fiziki sayım sonuçları:

• Eczane otomasyon programı

• İTS – ÜTS kayıtları

ile karşılaştırılır.
Bu aşamada stok farkları net şekilde ortaya çıkar.

6️⃣ Stok Düzeltme ve Raporlama

• Fazla ve eksik stoklar belirlenir

• Stok düzeltme işlemleri yapılır

• Eczacıya detaylı sayım ve fark raporu sunulur

7️⃣ Son Kontrol ve Arşivleme

• Tüm raporlar dijital olarak saklanır

• Denetimlerde sunulmak üzere hazır tutulur

• Bir sonraki sayım tarihi planlanır

Eczane Stok Sayımı Neden Profesyonel Yapılmalı?

Profesyonel ekiplerle yapılan stok sayımı:

• %99’a varan doğruluk sağlar

• Personel hatalarını minimize eder

• Denetim stresini ortadan kaldırır

• Zamandan tasarruf sağlar

Özellikle büyük hacimli eczanelerde manuel sayım ciddi riskler doğurur.

Sık Yapılan Eczane Stok Sayımı Hataları

❌ Sadece raf sayımı yapmak
❌ Depoyu göz ardı etmek
❌ İTS–ÜTS kontrolü yapmamak
❌ Program stoğuna güvenip fiziki sayım yapmamak
❌ Sayım sonrası rapor almamak

Sonuç

Eczane stok sayımı; yalnızca sayım değil, kontrol, analiz ve raporlama sürecidir. Doğru yapılan bir stok sayımı sayesinde eczaneniz hem mali hem de yasal açıdan güvence altına alınır.

Düzenli ve profesyonel stok sayımı, güçlü ve sürdürülebilir bir eczanenin temelidir.