Stok sayımı nedir, nasıl yapılır?

Stok Sayımı Nedir, Nasıl Yapılır?

Stok sayımı, eczanede bulunan ilaç ve ürünlerin fiili olarak tek tek sayılması ve bu sayıların eczane otomasyon sistemi ile karşılaştırılması işlemidir. Amaç, sistem kayıtları ile gerçek stokların birebir uyumlu olmasını sağlamak ve olası hataları tespit etmektir.

Eczanelerde stok sayımı; mali kontrol, yasal uyum ve sağlıklı stok yönetimi açısından vazgeçilmez bir uygulamadır.

📦 Stok Sayımı Nedir?

Stok sayımı;

• Raflarda bulunan ilaçlar

• Depodaki ürünler

• Soğuk zincir ürünleri

• Medikal ve dermokozmetik ürünler

dahil olmak üzere tüm stok kalemlerinin fiziksel olarak kontrol edilmesi sürecidir.

Bu işlem yalnızca sayı almak değil; stok farklarını analiz etmek ve düzeltmek anlamına gelir.

❓ Stok Sayımı Neden Yapılır?

Stok sayımı yapılmasının temel nedenleri şunlardır:

• Stok doğruluğunu sağlamak

• İTS ve ÜTS uyumunu kontrol etmek

• Mali kayıpları önlemek

• Denetimlere hazır olmak

• Etkin stok yönetimi sağlamak

Bu nedenle stok sayımı, eczaneler için hem zorunlu hem de stratejik bir süreçtir.

🛠️ Stok Sayımı Nasıl Yapılır?

Stok sayımı belirli bir plan ve disiplin içinde yapılmalıdır. Aşağıda eczaneler için doğru stok sayımı adımları yer almaktadır.

1️⃣ Sayım Öncesi Hazırlık Yapılır

Sayım başlamadan önce:

• Eczane otomasyon sistemi güncellenir

• Günlük satış ve alış işlemleri kapatılır

• İade ve devir işlemleri netleştirilir

• Sayım yapılacak alanlar belirlenir

Bu hazırlık, sayım hatalarını minimuma indirir.

2️⃣ Fiziki Stok Sayımı Yapılır

Tüm ürünler:

• Raf raf

• Depo depo

• Soğuk dolaplar dahil

olacak şekilde tek tek sayılır.
Bu aşamada miadı geçmiş veya hasarlı ürünler de ayrıca not alınmalıdır.

3️⃣ Sistem Kayıtları ile Karşılaştırma Yapılır

Fiziki sayım sonuçları, eczane otomasyon sistemi ile karşılaştırılır.

Bu karşılaştırmada:

• Fazla görünen ürünler

• Eksik görünen ürünler

• İTS düşmeyen karekodlar

tespit edilir.

4️⃣ Stok Farkları Analiz Edilir

Ortaya çıkan farklar mutlaka analiz edilmelidir.

Stok farklarının olası nedenleri:

• Yanlış giriş veya çıkış işlemleri

• Hatalı iade ve devirler

• Personel hataları

• Sistemsel aksaklıklar

Bu analiz yapılmadan yapılan düzeltmeler kalıcı olmaz.

5️⃣ Gerekli Düzeltmeler Yapılır

Analiz sonrası:

• Sistem stokları düzeltilir

• İTS uyumsuzlukları giderilir

• Hatalı kayıtlar revize edilir

Bu aşama, stok sayımının en kritik adımıdır.

6️⃣ Raporlama ve Kontrol Sağlanır

Sayım sonunda:

• Stok fark raporu hazırlanır

• Gerçek stok değeri belirlenir

• Eczacı tarafından son kontrol yapılır

Bu raporlar, ilerleyen denetimler ve mali analizler için büyük önem taşır.

⏱️ Stok Sayımı Ne Kadar Sürede Yapılır?

Stok sayım süresi;

• Eczanenin büyüklüğüne

• Ürün çeşitliliğine

• Sayımı yapan kişi sayısına

bağlı olarak değişir. Ortalama bir eczanede stok sayımı 1–3 gün arasında tamamlanabilir.

⚠️ Stok Sayımında Yapılan Yaygın Hatalar

• Sayım öncesi hazırlık yapılmaması

• Miatlı ürünlerin dikkate alınmaması

• İTS kontrolünün atlanması

• Fark analizi yapılmadan düzeltme yapılması

Bu hatalar, sayımın amacına ulaşmasını engeller.

✅ Sonuç: Doğru Stok Sayımı Eczaneyi Güvence Altına Alır

Özetle stok sayımı;

• Stok doğruluğu

• Yasal uyum

• Mali kontrol

• Denetim güvenliği

için vazgeçilmez bir uygulamadır. Planlı ve doğru yapılan stok sayımı, eczanenin hem bugünkü düzenini hem de gelecekteki güvenliğini sağlar.