Adım Adım Detaylı Rehber
Eczanelerde stokların sistem kayıtlarıyla birebir uyumlu olması, hem yasal mevzuatlara uygunluk hem de mali kontrol açısından büyük önem taşır. Eczane stok eşitleme, fiziki stok ile eczane otomasyon sistemi, İTS ve ÜTS kayıtlarının aynı seviyeye getirilmesi işlemidir. Doğru yapılmayan stok eşitleme, stok farkları, denetim sorunları ve maddi kayıplara yol açabilir.
Eczane Stok Eşitleme Nedir?
Eczane stok eşitleme; raflarda bulunan ürünler ile eczane yazılımında görünen stokların karşılaştırılması, eksik veya fazla görünen ürünlerin tespit edilmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılmasıdır. Bu işlem yalnızca sayım değil, aynı zamanda kayıt, raporlama ve sistem düzeltmesini de kapsar.
Eczane Stok Eşitleme Nasıl Yapılır?
1. Fiziki Stok Sayımı Yapılır
İlk adım, eczanedeki tüm ürünlerin eksiksiz şekilde sayılmasıdır. Bu sayım sırasında:
Karekodlu ilaçlar
OTC ve ıtriyat ürünleri
Medikal ve dermokozmetik ürünler
ayrı ayrı tespit edilir. El terminalleri kullanılarak yapılan sayımlar hata payını minimuma indirir.
2. İTS ve ÜTS Kayıtları Kontrol Edilir
Fiziki sayım sonrasında ürünlerin:
İTS’de kayıtlı olup olmadığı
Satış, iade veya imha bildirimlerinin doğru yapılıp yapılmadığı
kontrol edilir. Özellikle bildirimi yapılmamış satışlar, stok farklarının en sık nedenidir.
3. Eczane Otomasyon Sistemi Karşılaştırması
Fiziki sayım sonuçları, eczane otomasyon programındaki stoklarla karşılaştırılır. Bu aşamada:
Fazla görünen stoklar
Eksik görünen ürünler
Hatalı giriş yapılmış barkodlar
tespit edilir.
4. Stok Farklarının Analizi Yapılır
Tespit edilen farkların nedenleri incelenir:
Manuel giriş hataları
Kayıp veya hasarlı ürünler
Yanlış iade kayıtları
Miadı geçmiş ürünler
Bu analiz, tekrar aynı sorunların yaşanmaması için kritik öneme sahiptir.
5. Stok Düzeltme ve Eşitleme İşlemi
Analiz sonrası gerekli düzeltmeler yapılır:
Sistem üzerinde stok artırma/azaltma
İTS–ÜTS düzeltme bildirimleri
Miadı geçen ürünlerin düşümü
Bu işlemler mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilmelidir.
6. Raporlama ve Arşivleme
Stok eşitleme tamamlandıktan sonra:
Detaylı fark raporları
Güncel envanter listeleri
hazırlanır ve arşivlenir. Bu belgeler, olası denetimlerde eczaneye büyük avantaj sağlar.
Eczane Stok Eşitleme Ne Sıklıkla Yapılmalıdır?
Uzmanlara göre:
Yılda en az 1 kez kapsamlı stok eşitleme
Yoğun eczanelerde 6 ayda bir
yapılması önerilir. Özellikle yıl sonu, stok eşitleme için en ideal dönemdir.
Profesyonel Stok Eşitlemenin Avantajları
Hatalı stok kayıtları ortadan kalkar
Denetim riskleri azalır
Gerçek stok maliyeti netleşir
Eczane kârlılığı artar
Zaman ve iş gücü tasarrufu sağlanır
Sonuç
Eczane stok eşitleme, yalnızca teknik bir işlem değil; eczanenin düzenli, güvenilir ve sürdürülebilir şekilde yönetilmesini sağlayan temel bir süreçtir. Profesyonel ekipler tarafından yapılan stok eşitleme çalışmaları, eczacılara güvenli ve net bir stok yapısı sunar.
Bir yanıt yazın