Eczanelerde İTS, Program ve Fiili Stok Uyumunu Sağlayan Kapsamlı Rehber

Eczanelerde stok kontrolü yalnızca ürün saymaktan ibaret değildir. Fiili stok, eczane otomasyon programı, İTS / ÜTS kayıtları ve mali envanter arasında tam uyum sağlanmadığında; stok uyuşmazlıkları, idari para cezaları ve ciddi mali kayıplar kaçınılmaz hale gelir.

Bu kapsamlı rehberde, eczanelerin denetime hazır, hatasız ve kontrollü şekilde ilerleyebilmesi için hazırlanmış eczane stok kontrol listesini adım adım paylaşıyoruz.

Eczane Stok Kontrolü Neden Önemlidir?

Düzenli stok kontrolü yapılmayan eczanelerde aşağıdaki sorunlar sıkça görülür:

• İTS stok hataları oluşur

• Yıl sonu envanteri hatalı çıkar

• Maliye ve SGK denetimlerinde ceza riski artar

• Gerçek kâr ve zarar durumu net olarak görülemez

📌 Stok kontrolü, eczanenin finansal ve hukuki sağlığının temelidir.

Eczane Stok Kontrol Listesi Nedir?

Eczane stok kontrol listesi;

• Fiili stok

• Eczane otomasyon programı

• İTS / ÜTS kayıtları

• Mali ve muhasebe envanteri

arasında tam uyum sağlamak amacıyla uygulanan sistematik bir kontrol planıdır.

Bu liste sayesinde stok hataları erken tespit edilir ve stok uyuşmazlığı cezası riski minimuma indirilir.

Eczane Stok Kontrol Listesi (Adım Adım)

1️⃣ Fiili Stok Sayımı (En Kritik Aşama)

Stok kontrolünün temelini fiili stok sayımı oluşturur.
Fiili sayım yapılmadan hiçbir stok düzeltmesi sağlıklı sonuç vermez.

Kontrol edilmesi gereken alanlar:

• Raflardaki tüm ürünler

• Depodaki ürünler

• Vitrin ürünleri

• Açık kutular

• Miadı geçmiş ürünler

• Hasarlı veya kayıp ürünler

✔ Karekod / barkod bazlı sayım yapılmalıdır
❗ Fiili sayım olmadan yapılan işlemler stok hatalarını artırır

2️⃣ Eczane Otomasyon Programı Kontrolü

(Tebos, Eczanem, Farmasoft ve benzeri programlar)

Bu aşamada:

• Program stokları güncellenir

• Manuel girişler kontrol edilir

• Eksi (negatif) stoklar tespit edilir

• Uzun süredir hareket görmeyen ürünler analiz edilir

🎯 Amaç: Program stoğu ile fiili stoğun birebir örtüşmesi

3️⃣ İTS Stok Kontrolü

İlaç Takip Sistemi (İTS) kayıtları mutlaka fiili stok ile karşılaştırılmalıdır.

Kontrol listesi:

• İTS stok raporu alınır

• İTS’de görünüp eczanede olmayan ürünler belirlenir

• Eczanede olup İTS’de görünmeyen ürünler tespit edilir

• Satış düşmeyen karekodlar kontrol edilir

4️⃣ İTS Fazla ve Eksik Stokların Düzeltilmesi

Bu aşama, stok uyuşmazlığı cezasını önlemenin en kritik adımıdır.

İTS fazla stok:
İTS’de var, eczanede yok
→ İade, imha veya satış kayıtları kontrol edilir

İTS eksik stok:
Eczanede var, İTS’de yok
→ Alım bildirimi yapılır, karekodlar doğrulanır

5️⃣ İade – İmha – Devir Kayıtlarının Kontrolü

Eczanelerdeki stok hatalarının büyük bölümü bu işlemlerden kaynaklanır.

Mutlaka kontrol edilmelidir:

• Tüm iadeler İTS’ye doğru işlenmiş mi?

• İmha edilen ürünler sistemden düşülmüş mü?

• Devir gelen / giden ürünler eksiksiz kaydedilmiş mi?

6️⃣ Yıl Sonu Envanter ve Mali Kayıt Kontrolü

Yıl sonu yaklaşmadan önce mutlaka:

• Fiili stok

• Program stoğu

• İTS stoğu

• Muhasebe envanteri

birbirleriyle karşılaştırılmalıdır.

✔ Farklar yıl sonuna bırakılmadan düzeltilmelidir

7️⃣ Son Kontrol ve Denetime Hazırlık

Son aşamada:

• Stok uyuşmazlığı kalmadığı teyit edilir

• İTS hata bildirimleri kontrol edilir

• Denetimler için gerekli raporlar hazırlanır

📌 Bu adım, eczanenin cezasız ve sorunsuz şekilde denetimden geçmesini sağlar.

Eczanelerde Sık Yapılan Stok Kontrol Hataları

• Fiili sayım yapmadan stok düzeltmek

• “Sonra düzeltirim” diyerek İTS hatalarını ertelemek

• Sadece program üzerinden işlem yapmak

• Yıl sonunu beklemek

❗ Bu hatalar stok uyuşmazlığı cezasına yol açabilir.

Profesyonel Stok Kontrol Ne Zaman Gereklidir?

Aşağıdaki durumlarda profesyonel stok sayımı ve danışmanlık önerilir:

• Uzun süredir devam eden İTS stok hataları varsa

• Ürün sayısı çok fazlaysa

• Yıl sonu veya denetim yaklaşıyorsa

• Devir, birleşme veya kapanış yapılacaksa

👉 Yerinde, barkodlu ve raporlu stok sayımı, en güvenli çözümdür.

Sonuç

Eczane stok kontrol listesi, yalnızca düzen sağlamak için değil;
ceza riskini azaltmak, mali doğruluk sağlamak ve denetime hazır olmak için zorunludur.

Doğru uygulandığında:

✔ Stok hataları azalır
✔ İTS / ÜTS uyumu sağlanır
✔ Eczanenin gerçek kârlılığı netleşir