Eczane Yıl Sonu Envanter Bildirimi Nedir? Nasıl Yapılır?

Eczane yıl sonu envanter bildirimi, eczanelerin her yıl sonunda mevcut stoklarını fiili durumla uyumlu, resmi kayıtlara uygun şekilde tespit edip beyan etmesini ifade eder. Bu bildirim; mali kayıtların doğruluğu, İTS–ÜTS uyumu ve denetim süreçleri açısından kritik öneme sahiptir.

Eksik veya hatalı yapılan envanter bildirimi, ilerleyen dönemlerde idari para cezalarına ve denetim sorunlarına yol açabilir.

Eczane Yıl Sonu Envanter Bildirimi Nedir?

Yıl sonu envanter bildirimi; eczanenin 31 Aralık itibarıyla raf, depo ve vitrinlerinde bulunan tüm ürünlerin fiziki olarak sayılması ve bu stokların eczane otomasyon programı ile uyumlu hale getirilmesidir.

Bu işlem sonucunda oluşan stok verileri:

• Mali kayıtlar

• Muhasebe envanteri

• Denetim dosyaları

için esas kabul edilir.

Yıl Sonu Envanter Bildirimi Neden Zorunludur?

Eczaneler için yıl sonu envanter bildirimi şu nedenlerle zorunludur:

• Gerçek stok durumunun netleştirilmesi

• Mali kayıtların doğru oluşturulması

• İTS – ÜTS uyumunun sağlanması

• Denetimlerde ceza riskinin azaltılması

• Eksi veya fazla stokların tespit edilmesi

📌 Yıl sonu envanteri, eczanenin finansal ve hukuki güvenliğinin temelidir.

Eczane Yıl Sonu Envanter Bildirimi Nasıl Yapılır?

1️⃣ Fiziki Stok Sayımı

Tüm ürünler tek tek sayılmalıdır.

• Raf ürünleri

• Depo ürünleri

• Miadı yaklaşan veya geçen ürünler

ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

✔ Karekod / barkod bazlı sayım önerilir

2️⃣ İTS – ÜTS Kontrolü

Fiziki sayım sonuçları:

• İTS kayıtları

• ÜTS kayıtları

ile karşılaştırılır.
Karekod uyuşmazlıkları ve satış düşmeyen ürünler tespit edilir.

3️⃣ Eczane Programı Dengeleme

Tebos, Eczanem, Farma360 gibi eczane otomasyon programlarında:

• Eksi stoklar düzeltilir

• Fazla stoklar analiz edilir

• Program stoğu fiili stokla eşitlenir

4️⃣ Envanter Raporu Oluşturma

Tüm veriler doğrulandıktan sonra:

• Yıl sonu envanter raporu hazırlanır

• Muhasebe kayıtlarına esas alınır

• Denetimler için arşivlenir

Yıl Sonu Envanterinde En Sık Yapılan Hatalar

• Stok sayımının eksik yapılması

• Eksi stokların düzeltilmeden bildirilmesi

• Miadı geçmiş ürünlerin stokta bırakılması

• İTS – ÜTS farklarının göz ardı edilmesi

• Sadece program üzerinden manuel stok girişi yapılması

❗ Bu hatalar denetimlerde ciddi sorunlara ve cezalara yol açabilir.

Denetimlerde Yıl Sonu Envanterinin Önemi

Denetimlerde ilk incelenen konulardan biri yıl sonu stok envanteridir.
Fiziki stok ile envanter kayıtları arasında fark bulunması durumunda:

• Tutanak tutulabilir

• Ek açıklama talep edilebilir

• Eczanenin stok güvenilirliği sorgulanır

Bu nedenle envanter bildirimi titizlikle ve belgeli yapılmalıdır.

Profesyonel Yıl Sonu Envanter Hizmeti Neden Önemli?

Profesyonel destek alındığında:

• Hatalı stok riski azalır

• İTS – ÜTS uyumu garanti altına alınır

• Denetimlere hazır raporlama sağlanır

• Eczacının iş yükü önemli ölçüde azalır

Sonuç

Eczane yıl sonu envanter bildirimi, sadece bir formalite değil;
eczanelerin mali sağlığını, mevzuata uyumunu ve denetim güvenliğini doğrudan etkileyen kritik bir süreçtir.

Doğru, şeffaf ve belgeli şekilde yapılan envanter bildirimi, eczaneleri ileride oluşabilecek sorunlardan korur.