Yerinde Eczane Stok Sayımı Nedir? Avantajları ve Süreç

Yerinde eczane stok sayımı, eczanenin faaliyetini durdurmadan, uzman ekipler tarafından eczanenin kendi adresinde gerçekleştirilen profesyonel stok tespit ve dengeleme işlemidir. Bu yöntem; İTS–ÜTS uyumu, eksi ve fazla stokların giderilmesi ve denetimlere hazırlık açısından eczaneler için en güvenli ve etkili çözümlerden biridir.

Doğru yapılan yerinde stok sayımı sayesinde eczaneler, gerçek stok durumunu net şekilde görür ve ileride oluşabilecek mali ve idari riskleri önceden kontrol altına alabilir.

Yerinde Eczane Stok Sayımı Nedir?

Yerinde stok sayımı; eczanenin raf, depo ve vitrinlerinde bulunan tüm ürünlerin barkod ve karekod sistemleri kullanılarak fiziki olarak sayılmasıdır. Sayım sonuçları, eczane otomasyon programı ile İTS ve ÜTS kayıtları ile karşılaştırılarak olası uyumsuzluklar tespit edilir.

Bu süreç, eczane içerisinde ve eczacının bilgisi dahilinde yürütülür. Tüm işlemler mevzuata uygun şekilde belgelenir ve raporlanır.

Yerinde Stok Sayımı Neden Önemlidir?

Eczanelerde zamanla oluşan küçük stok hataları, fark edilmediğinde ciddi problemlere yol açabilir. Yerinde eczane stok sayımının önemi şu noktalarda öne çıkar:

• Eksi stok ve fazla stokların net şekilde tespit edilmesi

• İTS–ÜTS ile fiziki stok uyumunun sağlanması

• Denetimlerde ceza riskinin azaltılması

• Gerçek stok üzerinden sağlıklı kârlılık analizi yapılması

• Manuel stok müdahalelerinden kaynaklanan hataların önlenmesi

Düzenli yapılmayan stok kontrolleri, eczanenin finansal dengesini ve güvenilirliğini olumsuz etkileyebilir.

Yerinde Eczane Stok Sayımı Nasıl Yapılır?

Profesyonel yerinde stok sayımı belirli bir sistematikle gerçekleştirilir:

1. Ön Analiz

Eczane otomasyon programı (Tebos, Eczanem, Farma360 vb.) incelenir. Riskli ürün grupları ve olası stok problemleri önceden belirlenir.

2. Fiziki Sayım

Raf, depo ve vitrinlerde bulunan tüm ürünler tek tek sayılır. Miadı yaklaşan ve hareketsiz ürünler ayrıca kontrol edilir.

3. Karekodlu İTS–ÜTS Kontrolü

Sayım sonuçları, İTS ve ÜTS kayıtlarıyla birebir karşılaştırılır. Karekod ve stok uyumsuzlukları tespit edilir.

4. Stok Dengeleme

Eksi stok, fazla stok ve hatalı kayıtlar mevzuata uygun şekilde düzeltilir. Program ve sistem kayıtları eşitlenir.

5. Raporlama

Sayım sonrası detaylı stok raporları hazırlanır ve eczacıya teslim edilir. Bu raporlar denetimlerde resmi dayanak niteliği taşır.

Yerinde Stok Sayımı Denetimlerde Avantaj Sağlar mı?

Evet. Yerinde yapılan profesyonel stok sayımı, denetim süreçlerinde eczaneye önemli avantajlar sağlar:

• Denetimlerde şeffaf ve belgeli stok kayıtları sunulur

• İTS–ÜTS uyumsuzlukları minimize edilir

• Stok kayıtlarının güvenilirliği artar

• Eczanenin denetime hazır olduğu net şekilde görülür

Bu durum, olası tutanak ve cezai işlemlerin önüne geçilmesine yardımcı olur.

Hangi Durumlarda Yerinde Stok Sayımı Şarttır?

Aşağıdaki durumlarda yerinde eczane stok sayımı özellikle önerilir:

• Sürekli eksi stok oluşuyorsa

• İTS–ÜTS hataları sık yaşanıyorsa

• Yıl sonu envanteri yaklaşmışsa

• Denetim öncesi hazırlık gerekiyorsa

• Eczane devri veya kapanış süreci varsa

Bu süreçlerde yapılan profesyonel sayım, eczanenin risklerini önemli ölçüde azaltır.

Yerinde Eczane Stok Sayımı Hizmetinin Avantajları

• Eczane kapanmadan stok sayımı yapılır

• Günlük iş akışı aksamaz

• Hızlı ve güvenilir sonuç alınır

• Uzman ekiplerle hatasız stok dengeleme sağlanır

• Denetimlere uygun, detaylı raporlama sunulur

Sonuç

Yerinde eczane stok sayımı, yalnızca ürün sayımı değil; stok sağlığı, mevzuat uyumu ve finansal kontrol sağlayan kritik bir hizmettir. Düzenli aralıklarla yapılan profesyonel stok sayımı, eczanelerin ileride karşılaşabileceği mali ve idari sorunları önler ve işletmenin sürdürülebilirliğini güçlendirir.