Eczane Stok Eşitleme Nasıl Yapılır?

Eczane stok eşitleme nedir?

Eczane stok eşitleme; raf, depo ve diğer stok alanlarındaki fiilî ürün miktarlarının otomasyon kayıtlarıyla karşılaştırılması, farkların kaynağının bulunması ve uygun kayıtların yetkili kişilerce düzeltilmesidir. Süreç; sayım, karşılaştırma, inceleme ve raporlamayı kapsar.

Eczane stokları adım adım nasıl eşitlenir?

1. Sayım kapsamını belirleyin

   Raf, depo, vitrin ve soğuk zincir gibi alanları listeleyin. Sayım tarihi ve sorumluları önceden belirleyin.

2. Ürünleri fiziksel olarak sayın

   İlaçları karekod ve ürün bazında, diğer ürün gruplarını uygun ürün kodu ve miktar bilgisiyle kaydedin. Açılmış ambalaj ve farklı lokasyonları ayrıca not edin.

3. Otomasyon kayıtlarıyla karşılaştırın

   Fiilî miktarı sistem miktarıyla eşleştirerek eksik, fazla ve açıklanamayan farkları raporlayın. Sayım tarihi çevresindeki satış, iade ve diğer hareketleri de hesaba katın.

4. Fark nedenlerini doğrulayın

   Belge ve işlem kayıtlarını inceleyin. İTS veya ÜTS kapsamındaki ürünlerde ilgili sistem kayıtlarını da kontrol edin; ürün grubuna göre geçerli süreci izleyin.

5. Düzeltin ve yeniden kontrol edin

   Gerekli kayıt işlemlerini yetkili kullanıcıyla tamamlayın. Son durumda fiziksel miktar, otomasyon ve ilgili takip sistemi kayıtlarını tekrar karşılaştırın.

Stok eşitleme raporunda neler bulunmalı?

• Sayım tarihi, kapsamı ve kontrol edilen lokasyonlar
• Ürün kodu, ürün adı, fiilî miktar ve sistem miktarı
• Fark miktarı ve inceleme sonucu
• Yapılan işlemler ve kontrol eden kişiler
• Açık kalan konular ve takip adımları

Sık sorulan sorular

Stok eşitleme ne zaman yapılmalı?

Belirli aralıklarla planlı kontrol yapılabilir; ayrıca belirgin stok farkı, otomasyon değişikliği veya dönem kapanışı öncesinde kapsamlı sayım ihtiyacı değerlendirilebilir.

Her stok farkı sistemden doğrudan silinebilir mi?

Hayır. Farkın nedeni araştırılmalı, belge ve ürün hareketleriyle doğrulanmalı, ilgili ürün grubunun kuralları izlenmelidir.

Bilgilendirme: İTS ve ÜTS kapsamındaki resmî işlemler güncel sistem kurallarına ve yetkili kullanıcı süreçlerine göre yürütülmelidir.