İTS Stok Eşitleme Nasıl Yapılır? Eczaneler İçin Rehber

İTS stok eşitleme nedir?

İTS stok eşitleme, eczanedeki fiziksel ilaç durumu ile eczane otomasyonundaki ve İlaç Takip Sistemi (İTS) kayıtlarındaki farkların belirlenip kayıtların yetkili kullanıcılar tarafından uygun işlemle uyumlandırılması sürecidir. Her ürün için işlem geçmişi ve karekod bilgisi dikkate alınmalıdır.

İTS stok farkları neden oluşur?

Farklar; eksik veya hatalı satış bildirimi, iade ve imha işlemlerinin tamamlanmaması, ürün hareketlerinin yanlış kaydı, sayım eksikliği ya da otomasyon aktarım hataları nedeniyle oluşabilir. Her fark aynı şekilde düzeltilmez; önce farkın nedeni araştırılmalıdır.

İTS stok kontrolü nasıl yapılır?

1. Fiziksel sayımı planlayın

   Raf, çekmece, depo ve gerekiyorsa soğuk zincir alanlarını kapsama alın. Sayım sırasında ürünün karekodunu ve fiziksel miktarını birlikte kontrol edin.

2. Kayıtları karşılaştırın

   Sayım sonuçlarını otomasyon ve İTS kayıtlarıyla ürün bazında karşılaştırın. Eksik, fazla, mükerrer veya hareketi açıklanamayan ürünleri ayrı bir fark listesinde tutun.

3. Farkın kaynağını inceleyin

   Satış, iade, devir, imha ve diğer ürün hareketlerinin kayıtlarını kontrol edin. Belge veya işlem geçmişiyle doğrulanmayan miktarlar için tahmini düzeltme yapmayın.

4. Yetkili işlem ve son kontrol

   Gerekli düzeltmeleri güncel İTS kuralları ve yetkili kullanıcı erişimi çerçevesinde gerçekleştirin. İşlem sonrası kayıtları yeniden karşılaştırıp fark raporunu arşivleyin.

Kontrol listesi

• Sayım tarihi ve kapsamı kayıt altına alındı mı?
• Karekod ve miktar ürün bazında doğrulandı mı?
• Farkın nedeni işlem geçmişiyle destekleniyor mu?
• Düzeltme yetkili kullanıcı tarafından yapıldı mı?
• Sonuç ve dayanak belgeler raporlandı mı?

Sık sorulan sorular

İTS stok farkı görülünce hemen düzeltme yapılmalı mı?

Önce ürün ve hareket kayıtları incelenmelidir. Nedeni belirlenmeden yapılan işlem farkı büyütebilir veya izlenebilirliği zayıflatabilir.

Fiziksel sayım İTS kaydının yerine geçer mi?

Hayır. Fiziksel sayım, mevcut durumu tespit eder. Resmî sistem kayıtlarında yapılacak işlemler ayrıca ilgili kurallara uygun ve yetkili kullanıcı tarafından yürütülmelidir.

Not: Bu içerik genel bilgilendirme içindir. İTS ekranları ve mevzuat değişebileceğinden işlem öncesinde güncel resmî yönlendirmeleri kontrol edin.